Платные и бесплатные трекеры задач – это специальное программное обеспечение, с помощью которого можно совместно работать над любым проектом. Сейчас их достаточно много на рынке. С их помощью руководитель может распределять задания между персоналом, отслеживать этапы исполнения, задавать вопросы. Работники могут оптимально расходовать ресурсы, привлекать соисполнителей, понимать свой прогресс. Системы доступны с десктопов и мобильных устройств, так что руководители и исполнители находятся в контакте 24/7. Расскажем про функционал и особенности разных разработок: с чем они помогут, чем хороши, сколько стоят. Предоставим всю информацию для принятия решения о выборе инструмента, подходящего именно вашей компании.
Что такое таск-менеджер
Он же таск-трекер – это система планирования, постановки и контроля выполнения задач, программа для управления и организации работы сотрудников. Он собирает все таски в одном интерфейсе, позволяет их сортировать, разделять на этапы и контролировать шаги.
Благодаря этому руководитель может видеть, как идет исполнение конкретных поручений. Также можно посмотреть, сколько загрузки у того или иного работника, не перегружен ли он, укладывается ли в дедлайн. Понимание и оптимизация внутренних процессов помогают планировать развитие компании, нагрузку персонала.
Также получится отслеживать, где исполнение пробуксовывает и требуется помощь. Помимо этого, здесь можно собирать и раздавать установочные документы: брендбук, миссию, редполитику, техзадания.
Для чего нужны таск-менеджеры
- Сэкономить время обсуждения и принятия решений, переведя дискуссии из личных и групповых переписок в структурированный формат, где участники не отвлекаются на смежные или сторонние сообщения.
- Повысить вовлеченность, так как персонал наглядно видит список поручений, сроки и прогресс в их исполнении.
- Улучшить разделение обязанностей в команде, указав роли: ответственный, наблюдатель, консультант, соисполнитель.
- Помочь исполнителям в приоритизации.
- При необходимости ввести в систему мотивации поощрения за своевременное завершение поручений.
- Автоматически напоминать работникам о приоритетных и заканчивающихся тасках.
- Упростить поиск необходимых документов, распределив их по папкам и подразделениям.
- Определять реалистичные дедлайны и нагрузку для каждого работника.
Читайте также
СММ-стратегия: что это такое, примеры плана продвижения в социальных сетях
Подборка таск-менеджеров
Расскажем про самые популярные и удобные программы для управления задачами и проектами, планирования работы отдела, которые входят в топ трекеров для бизнеса.
YouGile
Система мониторинга рабочих процессов в реальном времени и трудозатрат команды по разным показателям. Можно наблюдать за активностью, отсортировав ее по поручениям или по персоналиям, как на скриншоте ниже.
За счет широких возможностей по сортировке и различным фильтрам, можно полностью оценить загрузку и эффективность персонала. Возможно посмотреть, где было больше всего дискуссий, какие направления забуксовали, что сделано вовремя или просрочено. Есть доска для внутренних инициатив работников, чат в каждой карточке. Кроме того, здесь настраиваемая система отчетности, которую легко выгружать в формат электронных таблиц.
Условия: первые десять пользователей без оплаты на весь срок пользования, далее от 333 рублей в месяц за участника.
Trello
Приложение для постановки задач сотрудникам и организации работы в формате канбан-доски, то есть колонок с карточками. Их в Трелло можно добавлять, перетаскивать, группировать, удалять. В базовом пространстве три колонки: что следует сделать, что находится в статусе текущего исполнения, что завершено.
Здесь можно следить за порядком и сроками исполнения, объединять соисполнителей. На доске сразу видно, сколько тасков обрабатываются, на каких они этапах. В карточках есть вся информация: идеи, ресурсы, состояние проекта. Специалисты могут создавать себе списки поручений, планировать и оценивать собственную нагрузку, самостоятельно руководить своими зонами ответственности.
Тариф: до 10 досок и 250 обращений к ним в месяц – безвозмездно, далее от 5 долларов США за пользователя ежемесячно (если купили сразу за год).
Битрикс24
Многофункциональный помощник для бизнеса, в который помимо трекера входит также CRM, конструктор сайтов и магазинов, инструменты для автоматизации рутины по сделкам, согласованиям, оплатам. Таск-менеджер позволяет планировать процессы по привычной руководителю методике или по Scrum. Скрам – это современный гибкий подход к управлению на основе автономности, самосовершенствования и кросс-функциональности членов команды, у нас есть подробная статья об этой методологии.
Задания можно организовать как в формате канбан-доски, так и списком.
Можно давать и контролировать поручения различной сложности, включать в них файлы и чек-листы, делегировать ответственность, назначать наблюдателей, устанавливать дедлайны. Здесь есть все возможности для коммуникации: комментарии в карточках, чаты, видеоконференции. Есть мобильное приложение.
Условия: без оплаты до 5 Гб рабочего пространства и без ряда функций (например, без создания интернет-магазина). Далее от 1990 рублей в месяц.
Читайте также
Умный фильтр Битрикс: как его добавить и правильно настроить
Asana
Здесь возможно управлять персоналом и его группами, платежной информацией, настройками безопасности. Администратор в своей консоли может отслеживать, как таск-трекер используется в компании. Также есть конструктор рабочих процессов, мониторинг и отчетность, настраиваемые поля в карточках, шаблоны получений. Руководитель может создавать закрытые группы. Загруженность персонала можно наглядно визуализировать в виде диаграммы Ганта (на скриншоте ниже).
Отлеживая, как разные дела сочетаются по затратам часов, можно эффективно управлять взаимосвязанными поручениями. Также это помогает реалистично назначать срочные и приоритетные таски.
Тариф: доступно управление задачами и проектами сотрудников бесплатно онлайн при количестве пользователей до 15, далее от 10,99 долларов в месяц за участника.
Todoist
Инструмент организации и распределения личных и рабочих дел, который позволяет видеть полную картину своей загруженности.
Здесь можно быстро добавлять и фиксировать поручения, организовывать их в разделы, формировать подзадачи внутри основной. Также здесь легко перепоручить сформированные таски, интегрировать электронную почту, календарь мероприятий, файлы. Есть приложение для смартфона, виджет для браузера.
Условия: без оплаты до 5 проектов по 5 работников с файлами до 5 Мб, далее от $4 в месяц
Читайте также
Делегировать обязанности: суть делегирования задач и как правильно это делать
Wrike
Облачный инструмент для предприятий любого масштаба. Он может использоваться как корпоративный бизнес планировщик работы для задач сотрудников или при Agile-подходе. Последний представляет собой гибкое управление за счет деления больших тасков на мелкие, которые выполняются в течение спринта. Это позволяет отслеживать прогресс, понимать загрузку людей и избегать выгорания. Также Agile предполагает оперативную корректировку запланированных дел как реакцию на изменение условий. С ним команда сможет без стрессов справляться с экстренными непредвиденными челленджами.
Здесь также можно пользоваться настраиваемыми канбан-досками. С их помощью менеджеры контролируют трудовую деятельность команды. Получится отслеживать успехи как своей группы, так и коллег. Возможна фильтрация и анализ загрузки по персоналиям, приоритизация, назначение исполнителей.
Тариф: ограниченный функционал бесплатно, далее от 9,8 долларов США за пользователя в месяц.
Monday
Это корпоративный бизнес-планировщик и постановщик задач, который позволяет согласовать действия специалистов и синхронизировать достижение цели. Задействованный персонал получает доступ к наглядной визуализации процесса, которое обновляется в реальном времени.
Таск менеджер помогает избежать разрозненных действий и анализировать, как работает команда. Включает в себя настраиваемые дашборды для отчетности.
Условия: без оплаты до 3 досок по 2 участника, далее от $8 за место в месяц.
Jira
Таск-трекер, организованный по принципу канбан-доски, изначально созданный для разработки программного обеспечения. Он содержит наглядный список дел, позволяет управлять трудовым прогрессом и группой специалистов, которые в нем задействованы, а также администрировать маркетинговую сторону продукта.
Помимо базового рабочего пространства есть режим мониторинга релизов, который показывает все активные спринты. Так же есть удобные аналитические дашборды, с помощью которых легко анализировать отчетность о завершенных поручениях. Таким образом, получается полноценная система учета и контроля выполнения задач.
Тариф: без оплаты один месяц до десяти специалистов, далее ограниченный функционал бесплатно или от 7,75 долларов США за работника ежемесячно.
Читайте также
13 бесплатных и проверенных курсов для обучения копирайтингу от авторитетных платформ
Pyrus
Коммуникационная платформа, которая автоматизирует процессы и позволяет совместное участие в них. В отличие от многих других, запускается на сервере компании и контролируется ее сетевыми администраторами. Здесь можно делегировать и перенаправлять задания, вести учет затраченного времени, работать с подзадачами в списках или канбан-досках.
Также здесь можно обрабатывать клиентские обращения из всех каналов, вести электронный документооборот и базу клиентов. Поручения получится создавать даже из e-mail писем. Возможно организовать базу знаний и справочники компании.
Условия: минимальный функционал (без бизнес-автоматизации) бесплатно, далее от 279 рублей за пользователя в месяц.
ПланФикс
Еще одна платформа для автоматизации управления компанией. Здесь можно мониторить развитие любого проекта, управлять им и комфортно обсуждать с коллегами и клиентами. Таск-менеджер включает планировщик, чтобы руководить процессами и отслеживать прогресс. ПланФикс может стать общей точкой сборки для коммуникаций и решений.
Есть уже настроенная диаграмма Ганта, которая доступна для изучения всем сотрудникам. Также здесь доступен учет и аналитика результатов по разным заданиям. Получится создавать настраиваемые диаграммы и динамические отчеты.
Тариф: до 5 юзеров без оплаты, далее от 2 евро за участника в месяц.
GanttPro
Многие приложение и сервисы для управления проектами и задачами применяют диаграмму Ганта. ГантПро построен полностью на ней. Здесь есть доска для заданий, можно назначать их членам команды, мониторить развитие и контролировать исполнение, управлять ресурсами. Этими данными легко делиться или экспортировать их.
Диаграмма Ганта – это инструмент визуализации и планирования работы компании, который представляет собой столбчатый график, отображающий хронологическую последовательность тасков. Название связано с именем ее создателя – инженера и менеджера Генрика Ганта, который разработал этот метод в начале XX века. Система позволяет наглядно представить, что необходимо выполнить в рамках проекта, когда и как быстро.
Платформа включает шаблоны для организации рабочих процессов в разных отраслях. Таски можно комментировать и прикреплять к ним файлы. История изменений сохраняется, ошибочные действия без проблем отменяются.
Условия: тестовый доступ по запросу, далее от $7,99 за пользователя в месяц.
Читайте также
ВК Клипы: что это такое и зачем это бизнесу в VK
Yandex Tracker
Лидер отечественного поиска не смог пройти мимо разработки подобного инструмента. Изначально трекер предназначался для внутрикорпоративного использования, но после обкатки и отладки его выпустили в общий доступ. Программа решает все те же проблемы постановки задач и контроля их выполнения, помогает отслеживать прогресс разных команд в одном месте. Здесь можно автоматизировать рутинные действия, применять Agile и работу по спринтам, составлять отчеты.
Инструмент справляется с большим объемом запросов, так как проектировался под очень крупную компанию. Данные при этом хранятся на серверах внутри России, а это соответствует законодательству.
Тариф: до 5 участников бесплатно, далее от 258 рублей в месяц за юзера.
Worksection
Таск-менеджер для планирования и отслеживания процессов в развитии. Позволяет работать с фрилансерами и заказчиками в одном пространстве. Однако с марта 2022 года платформа не регистрирует новых пользователей из России, так что удобнее использовать конкурентов, благо их целый список выше и ниже этого абзаца.
ActiveCollab
Инструмент для управления проектами и задачами: их можно планировать, организовывать, раздавать, формировать отчетность. Есть десктопная программа, приложение для смартфонов и веб-версия. Рабочее пространство получится организовать в виде классического списка, канбан-доски или диаграммы Ганта.
Работая с заданиями, получится их группировать, настраивать поля, создавать подзадачи, добавлять теги, прикреплять файлы, давать комментарии и вести обсуждение. Есть возможность отслеживать время, которое каждый участник потратил на исполнение поручения.
Условия: до 3 юзеров без оплаты, более от $9,5 в месяц.
Мегаплан
Платформа для автоматизации бизнеса, включающая в себя CRM и таск-менеджер. Здесь есть канбан-доска и диаграмма Ганта, при помощи которых можно эффективнее распределить персонал, его время и усилия. По умолчанию отображается классический список.
Справа есть кнопка «Добавить виджет», которая дополняет окно определенными пунктами. Есть, разумеется, календарь, можно назначать события и коммуницировать по ним, проводить конференции. Кроме того, тут получится выстроить воронку продаж и отчетность по ней.
Тариф: 14 дней бесплатно, далее от 384 рублей за участника в месяц.
MyLifeOrganized
Таск-трекер с облачной синхронизацией и настраиваемым интерфейсом. Процессы могут отображаться в виде дерева, из которого генерируется отфильтрованный список дел. Есть шаблоны для задач, напоминания. Можно устанавливать приоритетность и сортировать на ее основе.
В платформе расширенные возможности синхронизации через облако или Wi-Fi и обмена данными с календарями и программами почты, есть настройка уведомлений, получится сделать бэкап на жесткий диск. Есть десктопная и мобильная версии для разных операционных систем.
Условия: без оплаты с урезанными функциями и только для мобильных гаджетов, десктопы от 29,99 долларов США в месяц.
Читайте также
Brandformance-маркетинг: что это такое и как работает
Quire
Инструмент для назначения исполнителей, фиксации идей и превращения их в подзадачи. Интерфейс упрощен, чтобы любой участник мог разобраться без долгого обучения и инструкций. Можно делегировать таски фрилансерам, назначать роли коллегам.
Есть канбан-доска, диаграмма Ганта различные поля в описании проекта, списки и категории дел. Информацию и статистику по работе, количество задействованных в ней специалистов, результаты по спринтам можно увидеть в отчете, который здесь называется «Резюме».
Тариф: без оплаты с урезанными функциями, далее от $7,65 за пользователя в месяц.
Basecamp
Универсальная платформа для администрирования трудовых процессов, которая включает средства для коммуникации, делегирования и контроля, отслеживания прогресса. Работает в браузерах и на мобильных гаджетах. Рабочее пространство включает общие дела, чат предприятия, команды. Есть лента с новостями по событиям, календарь, совместные документы.
Удобно, что можно работать, не отвлекаясь на сторонние мессенджеры, облака с файлами, новости. Все сгруппировано в одном интерфейсе, есть все возможности для коммуникаций.
Условия: бесплатный пробный период по запросу, далее от 15 долларов США за пользователя в месяц.
Clickup
Стартап 2020 года, в который вошел весь необходимый функционал трекера тасков. Интуитивно понятный интерфейс снабжен всплывающими подсказками. Освоить инструмент получится примерно за час. Здесь есть списки целей, расписание действий, создание документов. Здесь просто назначать ответственных, наблюдателей, дедлайны.
Просматривать дела и поручения можно в нескольких форматах: обычный перечень, календарное отображение, дашборд, канбан-доска, диаграмма Ганта.
Карточки можно настраивать как угодно, меняя дизайн, дополняя описание картинками и видеороликами, сводками, файлами. Есть чат и комментарии для решения проблем.
Тариф: без оплаты без части функций, далее от $5 за пользователя в месяц.
Any.do
Мультифункциональный инструмент, при помощи которого менеджеры могут планировать, назначать задания и контролировать прогресс. Дела можно ставить на любой промежуток времени, объединять в списки и ставить уведомления. Подходит для работы с компьютеров и гаджетов.
Таск-менеджер интегрирован с Google Календарем. Как и везде, можно указывать исполнителей, сроки, вносить подзадачи, примечания, файлы, метки. Есть функционал, с помощью которого участник может сегментировать свои дела по их приоритетности.
Условия: бесплатно усеченная версия, полный вариант от 3 долларов США в месяц.
Читайте также
Tone of Voice: что это такое в маркетинге, удачные примеры и стратегии брендов
WEEEK
Удобный планировщик, подходящий в первую очередь для Agile-подхода. Здесь удобно планировать недельные спринты и использовать канбан-доски с настраиваемыми колонками, запускать тайм-трекер.
Задания удобно просматривать в календаре или по доскам. Можно прикреплять файлы из Google Disk, One Drive и Dropbox, интегрировать из Google Документов и Таблиц, Figma. Получится сформировать подзадачи до шестого уровня вложенности! Есть возможность коммуницировать внутри команды, просматривать историю изменений дела, фильтровать их.
Тариф: есть версия без оплаты, далее от 100 рублей за пользователя в месяц.
YouTrack
Адаптивный таск-менеджер, который легко настроить для закрытия потребности разных предприятий и специалистов. Здесь получится планировать и мониторить развитие, вести работу по спринтам в Agile-методике.
Есть диаграмма Ганта, можно сделать базу знаний компании. Инструмент снабжен удобным тайм-трекером, который позволяет видеть временные затраты персонала. Также здесь подробная отчетность, благодаря которой руководитель быстро увидит, где рабочие процессы дают сбой.
Условия: без оплаты до 10 юзеров, далее не более $3,67 за пользователя в месяц, чем больше участников, тем дешевле.
PROJECTO
Российский облачный сервис с нативным интерфейсом, не требующий внедрения, соответствует законодательству и может без опасений использоваться в корпоративной среде.
Российский облачный сервис с нативным интерфейсом, не требующий внедрения, соответствует законодательству и может без опасений использоваться в корпоративной среде.
Создание проектов, делегирование задач и подзадач, совместная работа над документами и заметками, встроенные чаты в любом типе контента позволяют легко контролировать деятельность онлайн и офлайн предприятий.
Платформа подойдет бизнесу любого размера за счет гибкой настройки доступа к каждой сущности и разнообразным формам отображения (диаграмма Ганта, Канбан доска, календарный график, списки). Приятным бонусом служат функции электронного документооборота (для хранения и согласования) и оргструктуры предприятия (карточки сотрудников и контрагентов).
Тариф: Цена начинается от 288 рублей в месяц за человека и зависит от числа сотрудников и времени предоплаты.
Советы по выбору таск-менеджера
Выбирая приложение и сервисы для управления проектами и задачами в свою компанию, ориентируйтесь на то, насколько они отвечают вашим требованиям.
- Подходит ли предприятию стоимость таск-менеджера.
- Работает ли программное обеспечение с нужными вами операционными системами.
- Хватает ли функций, а если нет – есть ли необходимый функционал в платной версии.
- Достаточно ли места для хранения загружаемых файлов.
- Насколько понятен и удобен в использовании интерфейс.
- Устраивает ли вас, как работают уведомления.
- Может ли руководитель отслеживать, сколько времени каждый работник тратит на ежедневные задания, удобно ли нормировать нагрузку.
- Есть ли мобильное приложение.
- Возможно ли интеграции с облачными сервисами (например, Google Диском, OneDrive, чтобы подтягивать оттуда документы или фото).
- Какие представлены форматы отчетов. Руководителю полезно видеть, например, что было выдано 30 заданий, из них выполнено 25, а провалено 5, причем 4 из них относятся к одному проекту.
- Насколько оперативно и качественно работает техподдержка.
Заключение
Таск-менеджеры необходимы современному бизнесу для распределения и контроля заданий персоналу. С ними руководитель может отслеживать процесс исполнения, определять, где необходимо оказать помощь или вмешаться в ситуацию. Для начала можно попробовать различные системы управления задачами бесплатно с обрезанным функционалом. После чего вы сможете оценить удобство интерфейса и других параметров программы для вашей команды и принять аргументированное решение о покупке полной версии.
