Елена Кузнецова
Контент-менеджер

Когда говорят о делегировании полномочий, многие представляют начальника большой фирмы с кучей работников и денег, который раздает задания. Но это не совсем так. Переложить обязанности бывает полезно и маленьким предпринимателям, и менеджерам, и рядовому специалисту. Ведь основная цель – стать эффективным самому и выстроить такие же процессы вокруг себя. Это искусство распознавания и оптимизации потенциала команды и индивидуальных специалистов, а также инструмент управления временем и ресурсами.

Когда заданий много, некоторые из них уже могут не приносить радости или настолько понятны, что ваше вмешательство не требуется. Или наоборот – если кто-то может выполнять часть действий лучше вас, их стоит отдать другому человеку или группе людей.

Процесс делегирования задач и обязанностей не то же самое, что передача ответственности. Это распределение работы между сотрудниками так, чтобы процессы становились более эффективными.

животные команда

Цели

Давайте представим, что вы владелец ресторана, у которого есть множество операционки: закупка продуктов, приготовление еды, обслуживание клиентов, ведение бухгалтерии, составление меню, контроль качества, реклама, маркетинговые активности и другое. Справиться со всем этим спектром одному человеку сложно, как и быть профи в каждом деле.

Когда вы перенаправляете часть занятий профильным специалистам, — шеф-повару, pr-менеджеру, официанту, администратору —  освобождаете свое время и вольны сконцентрироваться на глобальном управлении рестораном и стратегическом мышлении. Именно в этом и заключается цель перекладывания части функций.

Как понять, когда и что можно передавать

Если вы или ваш менеджер, руководитель высшего звена оказывается перед одной из следующих ситуаций, стоит задуматься о поручении части полномочий: 

  • Перегрузка. Когда просьб слишком много, вы перестали с ними справляться качественно и в срок.
  • Есть потребность развития команды. Эффективное делегирование работы и контроль сотрудников помогает быстрее расти и учиться.
  • Нужно фокусироваться на стратегии. Для руководителя или собственника важнее заниматься этим, чем рутиной.
  • Нет баланса в личной и рабочей жизни. Когда совсем не остается времени на отдых и семью, стоит перераспределить нагрузку.
  • Ресурсы распределены неэффективно. Если у Х дело занимает 4 часа, а у У – 2, то очевидно, что ее стоит доверить более продуктивному исполнителю.

Но помните, что к передаче работы тоже нужно быть готовым: четко формулировать задания, озвучивать ожидаемый результат, давать обратную связь. А еще не все обязанности стоит переводить. Например, конфиденциальные или компрометирующие функции лучше оставить на себе. 

Проведем полный, комплексный SEO аудит сайта, включая: техническая проверку, оптимизацию, коммерческие факторы, внешние характеристики. Никакой воды в отчете! Только описание существующих проблем и их эффективных решений.
Оставить заявку
Подробнее…

Что нужно делать самому

Делегированию не подлежит, например, стратегическое планирование, которое стоит выполнять самостоятельно. Направление развития компании, бизнес-стратегии и долгосрочные цели – это обычно рутина высшего руководства, и она редко определяется кому-то. Сюда же относится принятие ключевых решений и управление кризисными ситуациями. 

Представление интересов организации перед акционерами, инвесторами или другими стейкхолдерами также обычно входит в обязанности высшего руководства. Формирование и поддержание культуры, ценностей и миссии – это то, что руководитель должен взять на себя. Как и общение с ключевыми клиентами, поддержание партнерских отношений с ними. 

Какие задачи можно делегировать своим подчиненным: что сделает это реальным

Все индивидуально.

Но если абстрагироваться и рассмотреть общие случаи, то перераспределение функций уместно в таких ситуациях: 
  • рутинные задания;
  • технические, особенно если у вас нет необходимых навыков;
  • исследования: сбор информации, мониторинг рынка, конкурентный анализ;
  • операционные: заказы, контроль качества и другое;
  • социальные медиа и маркетинг: управление соцсетями, ведение блога, подготовка контента;
  • обучение новичков легко доверить опытным специалистам;
  • ответы на стандартные запросы часто передают службе поддержки или помощникам;
  • подготовка отчетов и ведение бухгалтерии;
  • организация мероприятий: семинары, конференции и другие встречи достаточно поручить специальным компаниям;
  • контроль возьмет на себя менеджер или руководитель проекта.

Но в целом избавляться можно и нужно от деятельности, которая тормозит развитие: как ваше, так и компании. 

В чем польза 

Это не просто инструмент управления, но и возможность повысить эффективность труда отдельных личностей, подразделений и целой организации. Есть еще несколько ключевых преимуществ: 

  • высвобождение времени начальника;
  • рациональное использование ресурсов;
  • развитие сотрудников;
  • повышение мотивации для работников;
  • более быстрое принятие решений;
  • усиление командной мощи;
  • предупреждение рисков;
  • подготовка будущих лидеров.

Но успешным процесс делает умение делегировать полномочия правильно: верно выбирать исполнителя, рассчитать ошибки, четко поставить задачу и следить за ее выполнением. 

Принципы 

Чтобы определить для себя, что пришло время передавать часть действий, стоит проанализировать загруженность и ее результат. 

Как это сделать: 
  • Соберите список. Выпишите все, чем вы занимаетесь.
  • Проанализируйте свои сильные стороны: что у вас получается хорошо, быстро, эффективно. Если вы что-то выполняете лучше всех, то продолжайте этим и заниматься.
  • Определите рутинные или технические занятия. Они первые в списке на автоматизацию и перенаправление помощнику, другому специалисту.
  • Оцените потенциал команды. Выясните, у кого есть навыки и возможности выполнять ту работу, которую вы хотите дать.
  • Сопоставьте риски и ответственность. Если задача сложная или важная, присмотритесь к коллегам, есть ли кандидат для нее.
  • Начните постепенно. Не возлагайте на специалиста все целиком. Выдавайте просьбу по кусочкам и оценивайте.
  • Обучайте и поддерживайте. Помогите человеку разобраться, подготовьте онбординг, рекомендации и не бросайте его.
  • Контролируйте и давайте обратную связь. Так вы сможете поддерживать мотивацию и обеспечите более качественное выполнение.

Единоначалие

Когда доверяете  какие-то дела, нужно избежать путаницы. Для этого придерживайтесь принципа: у человека должен быть только один непосредственный начальник. Это помогает получить ясность, исключить конфликты, эффективно коммуницировать, сохранять иерархию и построить мотивационную структуру. 

Наличие конечного результата

Под делегированием понимается  KPI с четкими ожиданиями. Сотрудник должен знать, что от него хотят, к чему он в итоге придет. У применения этого принципа есть ряд преимуществ: упрощение контроля, мотивация, четкость ожиданий, оценка производительности. 

Установление пределов ответственности

При передаче четко определите границы для исполнителя. Это поможет избежать двусмысленности, построить доверительные отношения, повысить эффективность, установить прозрачную отчетность.Не забудьте предоставить обратную связь и оценить, что получилось. 

Как общаться с клиентами: правильный диалог менеджера по продажам Читайте также Как общаться с клиентами: правильный диалог менеджера по продажам

Грамотное планирование

Это один из ключевых принципов. Подразумевает не только определение кто, что и когда будет делать, но и какие ресурсы потребуются, где их взять. Это позволяет ясно видеть задачу, прогнозировать риски, эффективно использовать инструменты и отслеживать прогресс, корректировать его, если потребуется. Соблюдайте план действий и обеспечьте постоянную обратную связь. Это основной ответ на вопрос, как научиться правильно делегировать дела, обязанности и полномочия подчиненным. 

Адекватное распределение нагрузки

Этот принцип подразумевает, что у сотрудника посильная работа, соответствующая его компетенциям и способностям. Это важно, чтобы избегать перегрузок, повысить мотивацию и правильно расходовать ресурсы компании. Но будьте готовы пересмотреть распределение заданий, если обстоятельства меняются. Инструменты, такие как Trello, Asana или Jira, могут помочь вам отслеживать загруженность каждого члена команды.

Адекватное распределение нагрузки обеспечивает более высокую производительность, снижает уровень стресса и увеличивает показатели удовлетворенности своей работой.

Ответственность за результаты

Никита Сергеев
Никита Сергеев
Контент-маркетолог

Что это значит — делегирование обязанностей и задач? Руководитель передает часть дел своему подчиненному, но гарантом достижения успеха остается все же он. В рамках команды это обременение остается на конкретном коллеге. Именно инициатор задания должен обеспечить все ресурсы, как физические, так и учебные, для реализации действия. Кроме того, важно ясно определить ожидания, создать систему контроля, давать регулярную обратную связь и быть готовым отвечать за ошибки. 

Виды полномочий

Функции сотрудника в организации определяют уровень его власти и ответственности. Их разделяют на несколько групп. 

Линейные

Прямые линии управления, связанные с выполнением основных функций в компании. Руководители могут принимать решения, отдавать приказы, обеспечивают результаты. 

Штабные

У специалиста или подразделения есть опция “советовать”. Они выполняют роль консультантов для вышеупомянутых людей. 

Еще есть проектные (временные и действуют до завершения инициативы) и матричные: в этой структуре у подчиненных два начальника – линейный и проектный. Существуют и ограниченные (у которых есть рамки или определенные условия) и общие (одинаковые для всех, независимо от должности). 

Какие полномочия лучше не делегировать

  • Стратегическое планирование: у руководства обычно всегда более широкий взгляд на курс организации.
  • Все, что связано с финансами и процессами для стабильности бизнеса.
  • Ключевые кадровые перестановки: найм, продвижение, увольнение ведущих сотрудников.
  • Корпоративная культура. Решения, которые могут затронуть или изменить ценности компании.
  • Управление рисками.
  • Работа с репутацией.
  • Конфиденциальные данные. Чувствительную или закрытую информацию лучше не отдавать в посторонние руки.
  • Делегирование.
  • Ведущие отношения с партнерами или другими ведущим лицами.

Основные ошибки 

При передаче обязанностей нередко возникают сложности и непредвиденные ситуации. Давайте посмотрим, какие бывают промахи, как их избежать. 

Неправильная постановка задачи

Если нет конкретных и четких ожиданий, исполнитель может неправильно их интерпретировать и пойти неверным путем. Важно с самого начала определить, чего вы хотите достичь, какие шаги для этого нужны, какого типа задание вы делегируете сотрудникам. 

22 подкаста про маркетинг – что послушать маркетологу Читайте также 22 подкаста про маркетинг – что послушать маркетологу

Неверный выбор исполнителя

Правильно оцените работника, его компетенции и возможности. И только потом поручать ему действие. Не каждый человек подходит под любое дело. Стоит учитывать этот момент и не создавать лишний стресс для всех. 

Неверный тайминг

Выполнение задачи, которая не соответствует доступному времени, приведет к ошибкам и демотивации исполнителя. 

Излишний микроменеджмент

Чрезмерный контроль или постоянное вмешательство в работу может снизить доверие и стать причиной демотивации. Лучше установить четкий тайминг и доверять подчиненным. 

Системное управление процессами и командой

Невозможно эффективно руководить без учета индивидуальных особенностей людей и человеческого фактора в целом. У всех есть эмоции и личные ситуации, это нужно учитывать, чтобы лучше организовать процесс. 

Отсутствие контроля

Нулевое внимание со стороны начальства тоже чревато ошибками реализации или саботажем. Лучше ввести регулярные обсуждения, чтобы удостовериться, что все идет по плану. 

Выполнение задачи за сотрудника

Если постоянно исправлять ошибки или делать что-то за подчиненного, то у него может не сформироваться чувство ответственности и мотивации к самостоятельным решениям. Лучше просто предоставить ресурсы и поддержку. 

Составим оптимальную стратегию рекламного продвижения на основе полного изучения вашего бизнеса, анализа конкурентов, статистики и реализуем её. Только точные цифры и измеримые показатели. ROI является ключевым фактором успешности. Окупаемость — основная метрика.
Оставить заявку
Подробнее…

Отсутствие обратной связи

Без нее специалист не сможет оценить качество своей работы и улучшить его. Это ключевой элемент развития. 

Передача того, что должен выполнять руководитель

Это приведет к конфузу и ошибкам. Возложение тех функций, которые лежат на лидере, чревато путаницей в команде и подрывом авторитета. 

Чек-лист

Правила эффективного делегирования полномочий и постановки задач требуют не творчества, а порядка. 

Следуйте такому алгоритму, чтобы поручить сотруднику какое-то действие.
  • Определите задание. Убедитесь, что его лучше передать, чем выполнить самому. При необходимости разбейте на подпункты.
  • Выберите правильного исполнителя. Учтите его навыки и опыт, желание и мотивацию.
  • Четко сформулируйте ожидание: конечный результат, сроки.
  • Обеспечьте необходимые ресурсы: инструменты, материалы, доступ к информации.
  • Установите рамки ответственности. За что отвечает исполнитель, какие решения он может принимать самостоятельно.
  • Обсудите механизмы контроля и отчетности: как часто и по какой методике вы будете получать статусы.
  • Дайте обратную связь и скорректируйте курс, если это потребуется.
  • Оставьте пространство для автономии, чтобы у сотрудника было поле для собственных суждений и рост.
  • Будьте доступны: помогайте, если нужно, отвечайте на вопросы, поддерживайте коммуникацию.
  • Анализируйте и дорабатывайте процесс.

После завершения посмотрите, что пошло хорошо, что плохо, что в следующий раз нужно сделать иначе. 

Суть делегирования и примеры 

Давайте разберем несколько жизненных ситуаций, где передача полномочий обычно рациональна и полезна. 
  • Генеральный директор возлагает ответственность за финансовое благополучие компании на финдиректора.
  • Руководитель отдела продаж поручает подготовку рекламной кампании маркетологу.
  • Начальник отдела логистики просит специалиста по закупкам провести анализ и выбор новых поставщиков.
  • Или бытовой пример: в семье один из родителей может поручить другому планирование и подготовку праздника для ребенка.

Эти процессы происходят постоянно и на всех уровнях: фирм, отделов, команды, семьи, друзей, школы, государства. 

Заключение

Ключевой момент в передаче полномочий – это не просто перепоручение задачи. Вместе с ней на человека возлагается право предпринимать определенные шаги. Важно помнить о необходимости обратной связи и контроля за процессом выполнения. Так все получат только выгоду: вы – свободное время, чтобы посвятить себя другим делам, подчиненный – рост и возможность учиться. 

И помните, что делегировать решение не значит перекладывание всех обязанностей: ответственность — это все ещё ноша руководителя.

Хочешь получать еще больше полезных материалов на почту?
Подписывайся на рассылку блога SEMANTICA MEDIA!
Вы подписаны!
Оставить заявку
Оставить заявку
Получите консультацию и персональное предложение по развитию вашего бизнеса.
У меня есть промокод
Заявка отправлена!
Мы свяжемся с вами в ближайшее время.
0 0 голоса
Рейтинг статьи
Подписаться
Уведомить о
0 Комментарий
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии