Если все, то каждый второй точно видел и даже что-то делал в этом онлайн-редакторе. Он имеет множество встроенных инструментов, расширений и плагинов, благодаря которым легко упросить и ускорить процессы. Но большинство ограничивается только набором и преобразованием записей и не использует дополнительные функции. Если вы в их числе, то эта статья для вас.
Подробно расскажем о возможностях сервиса Google Docs — что это такое и как пользоваться гугл докс и работать с этими документами.
- Знакомство: с чего начать
-
Структура, стиль и форматирование
- Как установить параметры и форматировать
- Как создать структуру документа в гугл и сделать оглавление
- Как подключить шрифт
- Как сделать списки
- Как сгенерировать таблицу
- Как построить диаграмму
- Как прописать формулу
- Как вставить чипы
- Как добавить картинку
- Как создать блок-схему или рисунок
- Как использовать элементы
- Совместная работа с гугл документами
- Оффлайн-режим
- Полезный функционал
- Интеграция с внутренними сервисами: заметки, задачи, календарь и контакты
- Плагины
- Вместо заключения
Знакомство: с чего начать
Это облачное веб-приложение, которое распространяется бесплатно и открыто любому пользователю. С помощью комплекса внутренних средств вы сформируете текст, зададите стили и настройки страницы, добавите содержание и иллюстрации, подключите плагины и посмотрите статистику, а также предоставите доступ коллегам для совместного изучения и внесения корректировок. И все это онлайн в одном месте с функцией автосохранения.
Как сделать новый файл впервые
Для старта необходимо завести аккаунт, сразу после подтверждения регистрации будут свободны все базовые ресурсы. Запустить просто через меню в профиле. Вы попадете на главную и увидите предложение создать пустой google документ.
Другим способом разрешается активировать проект через «Диск». В нем будут хранится все ваши данные, таблицы, презентации и прочие материалы.
Как сформировать из готовой модели
Если хотите получить красивый стилизованный макет, воспользуйтесь «Галереей».
Тут они сгруппированы по категориям: для составления письма, резюме, планирования работы и учебы.
Заготовка со стилями и структурой сэкономит ваше время и позволит генерировать запоминающиеся и лаконичное оформление в пару кликов.
Ее надо активировать через главную страницу или внутри документа. Для этого зайдите в раздел «Файл», выберите пункт «Создать» → «Из шаблона»
Как преобразовать MS Word
Любой объект формата doc или docx, составленный в Microsoft Word, позволяется быстро конвертировать в версию площадки.
Зайдите в меню и нажмите «Открыть», затем найдите необходимый элемент на своем диске или загрузите с компьютера. Теперь вы в силах лично оценить все плюсы и минусы текстового редактора google документов.
Процесс адаптации происходит автоматически, сохраняя большинство элементов. Это дает возможность легко переносить ваши работы между различными платформами и продолжать в привычном интерфейсе.
Чтобы загрузить его в нужном виде, снова щелкните «Файл» и – «Сохранить как Гугл».
В каком формате можно скачать
Доступен вордовский вид с расширением docx для последующего его редактирования, но будьте готовы к тому, что некоторые фрагменты форматирования могут слететь.
Сохранить исходное оформление позволят pdf, rtf и epub. Благодаря html, zip-архиву, получите все фото и изображения из материала без потери качества. Они будут скачаны в отдельную папку. Также имеются odt и txt.
Каждая разновидность обладает своими преимуществами, поэтому выбирайте ту, которая наилучшим образом соответствует вашим потребностям и целям использования.
Итак, мы разобрались, как создать гугл документы, открыть новый файл и сохранить его в google docs, а затем скачать в требуемом виде, познакомим вас с рабочей панелью и самыми необходимыми функциями.
Структура, стиль и форматирование
Существуют общие рекомендательные правила оформления графических веб-проектов — читаемый шрифт без засечек (Arial, Roboto, Noto Sans), выравнивание по левому краю и колонтитулы не менее 10 мм.
Все это получится с легкостью настроить в соответствии с вашими задачами, например, добавить корпоративный тип письма по умолчанию или использовать целые шаблоны.
Читайте также
25 текстовых функций в Google Таблицах
Как установить параметры и форматировать
Основные утилиты гугл-редактора текста находятся вверху, под меню: с их помощью вы измените масштаб, выберите желаемый стиль графики, размер, цвет и выравнивание, интегрировать ссылку, фото, комментарий и многое другое.
В зависимости от разрешения экрана и масштаба инструментарий бывает полностью открытым, или частично скрытым с тремя точками, нажав на которые покажется остальное.
Чтобы модифицировать параметры, зайдите «Файл» и «Настройки страницы». В этом разделе вы определите размер, ориентацию, цвет полотна и отступы полей. Применить конфигурации допускается как ко всему содержимому, так и к отдельной его части.
Как создать структуру документа в гугл и сделать оглавление
Нажмите «Правка» и включите «Показать структуру» — слева от рабочей области у вас появится панель, где будут отражены все уровни заголовков. Они служат навигацией. Не надо пролистывать весь лист в поисках абзаца, кликните на строчку, чтобы перейти к этому разделу.
Чтобы сервис распознал предложение как один из заголовков, просто задайте ему верное форматирование в соответствии с уровнями Н1-Н6 на полотне редактора. На основе этих настроек будет собрана структура. Выделите фрагмент и кликните на «Стили», примените форматирование.
Жирное или цветное, более крупное начертание здесь не играют роли — это визуальные элементы, и видите их только вы, а программа распознает их как обычный текст.
Как подключить шрифт
По умолчанию есть довольно ограниченный набор графических решений, но вы всегда имеете опцию загрузить новый. Зайдите в панель выбора и нажмите на «Другие шрифты». Отметьте необходимые, и они появятся.
Свой загрузить нельзя, но советуем использовать бесплатное расширение Extensis Fonts, которое содержит более 1 400 примеров, которые можно подключить — вы наверняка найдете что-то подходящее.
Если хотите узнать больше, изучите подробную гугл документацию, где детально разобраны разные случаи, как вставить сноску в текст, добавить номера страниц, видео в гугл документ и многое другое.
Как сделать списки
Сначала выберите нужное форматирование и затем наполните его, или уже готовый фрагмент превратите в желаемый блок.
- нумерованный;
- маркированный с разными символами в виде точек, стрелок, квадратов;
- контрольное меню с чек-боксами для задач.
Откройте панель инструментов и отметьте подходящий.
Как сгенерировать таблицу
Воспользуйтесь «Вставка» и задайте генерацию пустой сетки или из шаблона. Если вы знаете количество ячеек, сразу выберите размер, если нет, то в любой момент сможете присоединить столбец или удалить целую строку. В редакторе вы измените цвет и толщину границ, объедините ячейки, выделите заголовок и выполните фоновую заливку, а также отсортируете значения по убыванию или возрастанию.
Если вам необходимо добавить готовую схему данных, например, составленную в Sheets, то очень удобно ее скопировать и разместить, где надо. Сервис предложит связать ее с исходной. В этом случае, любые модификации в исходнике будут обновляться и отражать в копии.
Это удобно, когда вы работаете с отчетами.
Читайте также
Google Мой Бизнес: как продвинуть карточку организации на Гугл картах
Как построить диаграмму
Разместить график так же просто, как создать таблицу в гугл докс или сделать списки. Выберите «Вставка» → «Диаграмма». В зависимости от данных, допускается настроить линейчатую, столбчатую, в виде графика или круга. Интегрированный объект автоматически формирует новый лист, где легко настраивать стиль, форму, цвет и структуру диаграммы.
Чтобы найти связанные объекты, нажмите на график, и на пункт «Связанные объекты». Справа появится список проектов.
Как прописать формулу
Если есть степени, дроби, квадратные корни и логарифмы, то лучше всего проделать это через «Специальные символы» и «Формулы».
Под панелью инструментов вы увидите подсказки с популярными значками и их комбинациями, которые помогут быстро оформить нужное выражение, при этом баланс отступов и промежутков не будет нарушен, и файл сохранит единообразие.
Как вставить чипы
Это новый способ организации данных, с помощью специальных ссылок, которые отображаются визуально. Они могут вести на контакт аккаунта, определенный материал или другую таблицу, а также отображать мероприятия, заданные вручную в календаре.
Сценарий действий: «Вставка» → «Умные чипы» → «Место». Теперь начните вводить любой адрес, вы сразу увидите подсказки Карт, выберите желаемый. Он отобразился меткой, при наведении на которую показывается превью местоположения, а при клике возможен переход в сам сервис.
Как добавить картинку
Фото или иллюстрацию получится прикрепить с функцией размещения изображения. Есть несколько источников: загрузка с компьютера, поиск в интернете, с диска, через URL или изготовление снимка.
Редактирование доступно в разделе «Параметры изображения»: изменять размер, прозрачность, яркость, контраст, обрезать и поворачивать.
Как создать блок-схему или рисунок
Сделать набросок, проиллюстрировать какой-то процесс легко с помощью этого инструмента. Путь такой: «Вставка» → «Рисунок» → «Новый».
Отметьте нужные составляющие: фигуры, линии, надписи и сгенерируйте ваш макет. Он останется доступным для перестройки. В любой момент вы вернетесь к рисунку и внесете в него корректировки.
Как использовать элементы
Макеты и заготовки очень упрощают процесс, поэтому вам обязательно понравятся специальные объекты, которые допускается взять за основу и адаптировать под себя. Например, разработать шаблон письма прямо внутри, записать заметки к встрече в Meet, или использовать умные таблицы с выпадающими списками для отслеживания запуска контента или контроля.
Это очень удобно, когда ведете небольшой проект и нет корпоративного и таск-менеджера, а планировать и контролировать процесс необходимо.
Совместная работа с гугл документами
Сервис открыт в онлайн-режиме с любого десктопного и мобильного устройства. Настроив общее управление у вас получится одновременно корпеть над текстом вместе с коллегами: изменять, оставлять комментарии, просматривать правки. Все преобразования будут автоматически сохранены и видны в логах.
Настройки доступа
По умолчанию созданный проект подвластен исключительно владельцу, чтобы включить общий вход, потребуется обновить конфигурации.
- только просмотр;
- просмотр и комментирование;
- редактирование.
Для внутренних записей и отчетов рекомендуем давать разрешение конкретным лицам, для публичных – сделать авторизацию по линку.
Читайте также
Google Презентации: подробный гайд, как создать и редактировать файлы
Как открыть и добавить только определенных пользователей
Понадобится почтовый ящик в зоне @gmail.com. Начните вводить имя или емейл человека, которому хотите предоставить разрешение. Если он есть в ваших контактах, то появится в подсказках. Затем выберите роль (читатель, комментатор или редактор) и отправьте приглашение. Он получит письмо-уведомление на свою почту.
Как активировать присоединение по ссылке
В настройках включите общий доступ для всех, у кого она есть, затем назначьте уровень владения и скопируйте адрес. Теперь вы можете отправить ее любому пользователю, встроить на сайт или выложить в соцсети — все, кто перейдет по ней, смогут увидеть содержимое. Точно также разрешается предоставить право пользования к папке на диске.
Комментарии
Те люди, которым вы выдали разрешения комментатора и редактора, могут добавлять примечания и отвечать на них. Чтобы оставить замечание, выделите фрагмент, щелкните на значок. Если вы хотите задать вопрос конкретному пользователю, поставьте оператор @ и начните вводить его имя или имейл. Он сразу получит уведомление. Имеются эмодзи в качестве реакции.
Посоветовать правки
Это функция похожа на предыдущую, она позволяет оставлять примечания, полностью переделать сам текст (удалять части, прикреплять новые записи и т.п.), но только в моде советчика. Все нововведения будут видны владельцу, и после его одобрения — приняты. Включить режим получится с помощью инструмента «Советовать». Нажмите «принять» или «отклонить».
Опцию удобно использовать как во время совместной работы, так для индивидуальной, чтобы видеть процесс внесения дополнений.
История изменений
Автосохранение – одно из главных его преимуществ. Не стоит бояться потерять часть контента из-за внезапного отключения ноутбука или неполадок с интернетом.
Регулярные бэкапы хранятся в «Истории версий». Вы можете просматривать внесенные правки и откатывать содержимое к любому из вариантов.
Оффлайн-режим
Бывают ситуации, когда вы остаетесь без подключения к интернету, но без доступа вы не будете, если включите специальный мод. Для этого зайдите в меню «Файл» и найдите желаемые настройки. Вам открыто редактирование этого элемента в любое время, все корректировки будут сохранены на диске.
Плюсы и минусы офлайн работы с Google Docs очевидны. Совместное владение, как вы понимаете, будет временно прервано, но ни одно выполненное действие не потеряется. Как только подключение восстановится, вы снова будете отвечать на комментарии и оставлять правки, а коллеги увидят все внесенные вами дополнения. Сложности могут возникнуть только с добавлением мультимедиа с компьютера, их лучше вставить позже.
Полезный функционал
Многие фишки, которые мы ищем в сторонних сервисах, уже встроены, придется только разобраться с настройками. Делимся советами, как правильно сделать автозамену, создать закладки в google docs, настроить голосовой ввод и запустить проверку правописания.
Как быть со статистикой
Пока программисты все измеряют в байтах, копирайтеры — в знаках с пробелами и без. Подсчет их количества во всем тексте или его части делается автоматически. «Инструменты» → «Статистика». Теперь вы видите полную информацию по количеству страниц, слов и символов.
Читайте также
Как правильно гуглить: 23 фишки Google
Как включить проверку грамматики и орфографии
Выделите фрагмент, который хотите проверить, а на панели опций выберите кнопку «А» с галочкой. Большинство опечаток и ошибок будет подсвечено с предложением, как их исправить. Если слово написано верно, но редактор его не распознал, интегрируйте его в пользовательский словарь.
«Настройки» → «Замены». С этой функцией удобно поменять одни символы на другие. Например, вы не знаете, как поставить кавычки елочки в гугл доке, просто задайте правило — две «гусиные» кавычки подряд равняются елочкам. Используя такие комбинации вы сэкономите немало времени на поиск символов.
Как добавить закладку
Еще один способ навигации. Это своеобразные якоря, которые позволяют активировать файл сразу в нужном месте. Их легко разместить в любой части. Откройте меню «Вставка» и отметьте «Закладки».
При наведении на синий флажок появится поле со ссылкой. Копируя этот набор символов, вы точно фиксируете место, куда попадет пользователь, совершивший переход.
Как настроить голосовой ввод
Это функция будет полезна, если вы часто берете интервью и расшифровываете аудиозаписи или делаете конспекты докладов.
До того как включить голосовой набор в гугл документе и редактировать google docs, убедитесь, что доступ к микрофону разрешен, а звук идет без помех и посторонних шумов. В этом случае процент распознавания речи будет высоким, и вам не надо будет заново надиктовывать или включать запись, чтобы привести итог в читабельный вид.
Интеграция с внутренними сервисами: заметки, задачи, календарь и контакты
Редактор – только винтик огромной экосистемы. Все её части интегрированы между собой.
В «Расширениях» вы найдете много полезных дополнений, а в «Справке» — новости о продукте, полный список быстрых клавиш, а также гугл документацию и пошаговое обучение по Google Docs. Работая над статьёй, вы одновременно откроете Keep, чтобы оставить важные заметки или ссылки к файлу, а также войдете в Calendar, чтобы назначить мероприятие или поставить задачу. Создавая встречу в Meet, вы сразу прикрепите опросник для обсуждения.
Панель с дополнительными сервисами просто закрепить, чтобы быстро обратиться к нужному.
Плагины
Выпущено довольно много вспомогательного софта, с которыми получится загрузить больше шрифтов и стилей, оформить код и добавить гифку. Расскажем вам о некоторых из них и покажем, что еще можно вставить в google document с помощью плагинов .
Инструмент от «Главреда» проверит на словесный мусор и оценит наполнение сразу внутри вашего материала. Он устанавливается непосредственно в расширения для браузера. Просто кликните по значку, внесите в окно скопированный контент и нажмите Enter.
Code Blocks позволит писать код внутри, он поддерживает различные языки программирования. Помимо того, что запись будет грамотно стилизована, вы легко выделите нужный фрагмент и одним нажатием на кнопку Preview проверите его итоговый вид.
Выбрать и интегрировать GIF-анимацию из огромной библиотеки будет удобно, если обратиться к Goophy. Введите три ключевых слова и щелкните на понравившийся вариант. При необходимости вы адаптируете его размер, будете поворачивать и изменять положение в тексте.
А также есть приложения на основе искусственного интеллекта, которые помогают эффективнее трудиться и экономить время. Все дополнения и плагины вы найдете в разделе «Расширения» в основном меню.
Вместо заключения
Итак, мы познакомили вас с основными возможностями текстового редактора гугл документов, и теперь вы знаете, какие операции можно выполнять в док google, и как редактировать, создать файлы на диске и сделать это просто и быстро.
Сумеете самостоятельно настроить параметры страницы, подключить стили и новые шрифты, отформатировать запись и вставить необходимые элементы с помощью дополнений.
Этого уже достаточно, чтобы добавить навык работы с этим сервисом в свою скиловую копилку.
