Несмотря на то, что мессенджеры плотно вошли в нашу рабочую жизнь, эмейл остается основным и главным инструментом коммуникации в корпоративном мире.
Деловое взаимодействие с помощью email – это неотъемлемая часть общения с клиентами, партнерами и коллегами, в которой необходимо соблюдать цифровой этикет и придерживаться определенных регламентов.
В нашей статье расскажем о том, как грамотно завершить свое сообщение, что важно писать в конце или внизу письма, и как правильно и красиво оформить подпись в электронной почте, и еще приведем много примеров.
Зачем это нужно
В зависимости от целей выделим несколько основных задач, которые решает заверение.
Во-первых, это подведение итога обращения и персонализация, благодаря контактам, во-вторых, способ отстройки от конкурентов, повышения узнаваемости бренда с помощью логотипов и ссылок, и в-третьих, инструмент прямых и отложенных продаж.
Хорошим решением будет добавить информацию об акции, скидках, оставить промокод или сделать анонс предстоящего события, разместить кнопку для перехода на сайт. Здесь важна как содержательная, так и визуальная составляющие.
Корректно оформленное личное имя зачастую включает дополнительные сведения о компании, такие как миссия, ценности или уникальные предложения, что поможет еще больше укрепить доверие получателя и стимулировать его к дальнейшим действиям. Также можно прикрепить элементы, такие как QR-коды или интерактивные линки, чтобы облегчить переход к следующим шагам взаимодействия с вашим брендом.
Мало кто знает, как технически называется подпись в конце электронного письма. Иногда, вы услышите такие термины, как футер или подвал, целью которых является завершение макета. Отформатированный финальный раздел – это всегда инструмент, ведь обычно лучше всего запоминается начало и конец, поэтому ему стоит уделить особое внимание.
Если вы будете использовать корпоративные шрифты и цвета, вставите логотип и ссылки, то сразу заметите более высокий отклик. Такие приемы повышают доверие получателя и создают эффект персонализации взаимодействия. Ничего плохого в том, чтобы оставлять личные инициалы, или же сделать это от имени фирмы, но в любом случае завершить послание необходимо так, чтобы было сразу понятно кто является отправителем.
Как правильно подписать электронное письмо в почте
Даже минималистичная пометка с вашим именем, фамилией и позицией уже превратит общение в более персонализированное и доверительное, чего не скажешь про обезличенную рекламную отправку. Адресату важно увидеть, что за текстом находится реальный человек, с которым легко вступить в диалог в ответном сообщении или же связаться по телефону, через соцсети.
Поэтому мы рекомендуем соблюдать баланс информации, смысловую иерархию и визуальную лаконичность. Включение таких деталей демонстрирует профессионализм и внимание, что значительно повысит доверие и интерес со стороны получателя.
Как указать имя, должность и компанию
«С уважением» – пример самой распространенной подписи для электронного письма на почте. Да, на первый взгляд, это сухо и шаблонно, зато ее не возбраняется применять в любом диалоге: как в разговорах с коллегами, так и с руководством или партнерами, поэтому она так популярна. Но все зависит от контекста: то, как вы представитесь и как оформите финальный блок, задаст нужный тон.
Для общих рассылок будет достаточно указания названия организации. Например, допускается обобщить до отдела или всей команды проекта, как делает InterForum.
Если это деловое послание или сигнал для холодной аудитории, предполагающее дальнейшее продолжение коммуникации, лучше всего указывать полностью имя, фамилию и роль, занимаемую в фирме, так адресат сможет сразу считать всю значимую информацию об отправителе и связаться.
А вот абсолютно другой пример, как неформально подписать сообщение в конце электронного письма от идейного вдохновителя сервиса DashaMail. Такой дружеский стиль бренд использует в новостных дайджестах, иконки соцсетей ведут на корпоративные аккаунты.
Какие контактные данные оставлять
Не перегружайте посыл кучей номеров телефонов и ссылок на соцсети, лучше оставьте 1-2 дополнительных канала связи (за основной считаем адрес email, с которого было совершено отправление).
Например, у рекламного агентства «Лакшери» два филиала, и они указывают телефон для связи для каждого города – это хороший пример.
Как правильно и с уважением подписывать электронные письма на почте, когда вы обращаетесь к коллегам, партнерам и клиентам с целью получить ответ? Обязательно добавляйте несколько каналов – адресат сам выберет, как ему удобнее будет с вами связаться. Для оперативных переговоров можно предложить перейти в мессенджер, как это делают сотрудники Double Day. Для многих Телеграм стал рабочим инструментом, а кто-то воспринимает его только как личную зону, поэтому навязывать не надо.
Если это формат рассылки, на которую не требуется отвечать, то оставьте общие контакты и мессенджеры.
Как вставить линки на соцсети
Одна из задач – поделиться контактами для дальнейшего взаимодействия. Многие могут быть не заинтересованы в предложении здесь и сейчас, но перейдут в ваши соц сети и подпишутся, чтобы следить за новостями. Длинные адреса – это некрасиво, массивно, поэтому лучше всего отдавать предпочтение кликабельным иконкам. Они универсальны и привычны пользователям. В такие кнопки удобно спрятать урлы с UTM-метками для отслеживания трафика и конверсий.
Зачем нужен логотип
Вместо длинного названия компании всегда следует делать ставку на визуал, он проще и быстрее воспринимается в любом виде. К тому же – это способ повысить запоминаемость бренда и выделиться среди конкурентов, как в примере SilverMercury.
Даже в обычных посланиях без верстки, эмблема привлекает внимание и формирует качественный завершающий акцент.
Когда добавить фото
Изображение автора – это попытка выстроить диалог с адресатом. Любая корпоративная рассылка, за которой стоит редактор, контент-менеджер или руководитель агентства воспринимается более индивидуально, чем обезличенные отметки брендов.
Такой прием использует образовательный новостной портал «Дело Модульбанка».
Также фото надо прикреплять в личном заверении для общения с партнерами и коллегами. Например, когда вы менеджер проекта и постоянно взаимодействуете с пользователями, как специалист из Cmsmagazine.
Читайте также
Как работает Яндекс 360: возможности и польза для бизнеса
Призыв к действию, цитата, важная новость
Нет строгого правила оформления подписи к письму в электронной почте, поэтому вы вольны применять любые рекламные инструменты, чтобы привлечь внимание адресата.
Например, повторите прием «Главреда», расскажите, когда и о чем будет следующая новостная рассылка, чтобы заинтриговать читателей.
Используйте кликабельный баннер с самой главной новостью, или событием внизу, как регулярно делает SEOnews.
Мотивируйте, напоминайте и побуждайте приобретать ваш продукт с помощью мягких призывов, как поступает Skillbox.
Сервисы, которые нам помогут
Можно ограничиться только текстовым вариантом, который за пару минут создается внутри имейл-клиентов, или – воспользоваться специализированными программами, которые точно знают, как оформляется правильная подпись в письме для электронной почты, и предлагают разные альтернативы. Есть как бесплатные, так и платные тарифы с дополнительными полезными инструментами. С ними просто создать стильный и запоминающийся блок для завершения сообщения, скачать полученный код и встроить его в агент.
Обратите внимание на популярные платформы Hubspot Signature Generator, WiseStamp, Signature, Stripo.email и EMail Signatures. Несмотря на англоязычный интерфейс, весь процесс интуитивно понятен, есть готовые шаблоны для редактирования, выбор шрифтов и стиля декорирования. Подключите пробный период, чтобы оценить все возможности софта, экономя средства.
Мы протестировали несколько способов. На примере конструктора емейл-отправок Unisender и двух генераторов – Stripo.email и EMail Signatures пошагово разобрали, как правильно написать и сделать подпись в электронной почте.
Системы email-рассылок
Речь идет о комплексных продуктах, предоставляющих вариативность работы с клиентской базой и ее сегментацией, созданием цепочек сообщений, отправкой триггерных и маркетинговых дайджестов, подробной аналитикой и, конечно, работой с дизайном.
Например, Unisender, RuSender, Sendsay, Mailganer и другие. Каждый из них имеет встроенный блочный редактор и библиотеку готовых решений с заранее продуманной структурой и стилем макета. Эти инструменты позволяют легко настраивать и адаптировать уведомления под конкретные нужды бизнеса, что значительно упрощает процесс взаимодействия с клиентами. Кроме того, они предлагают различные интеграции с другими платформами, что расширяет функциональные перспективы и делает их еще более универсальными для использования в разных маркетинговых стратегиях.
В этом случае самый доступный и быстрый способ подписать электронную почту так, как указано в дизайн-шаблоне. Нужно просто выбрать готовое послание и обновить переменные на ваши данные, загрузить лого и при необходимости изменить цветовую гамму.
Stripo.email
Также вы можете воспользоваться специализированными сервисами. Например, бесплатным приложением от Стипо. Заполните предлагаемые поля и в режиме превью просматривайте внесенные изменения. Если какую-то информацию вы не хотите указывать, то просто передвиньте ползунок напротив этого пункта.
Затем перейдите на вкладку «Дизайн» и выберите макет. Есть четыре различных вида и выбор шрифтов. Сгенерированный автограф и инструкция по его добавлению в разные емейл-клиенты будет отправлена вам на ящик. Подождите 1-2 минуты и проверьте свою корреспонденцию. Тут разрешено копировать код.
Формируйте свои правила оформления подписи к письму в электронной почте и создать корпоративные требования, которых будут придерживаться все сотрудники – это будет способствовать узнаваемости вашего бренда.
EMail Signatures
Выберите клиент, с которым вы работаете, а затем готовый шаблон. Этот сервис предлагает большой выбор решений: разместить рекламный баннер с ссылкой, кнопку или текст-призыв помимо стандартных полей. Вы можете сначала подобрать темплейт, а затем заполнять пункты, или все сделать наоборот. В окне предпросмотра все изменения отобразятся в режиме реального времени.
Платформа заботится об адаптивности и сторонниках темной версии – нажмите на «Dark mode preview» и увидите, как ваша отметка будет выглядеть в темном режиме.
Как только вы подтвердите создание макета, получите инструкцию по его загрузке в нужный вам вариант ящика. Разберемся, как правильно подписываться в электронной почте Google, Yandex и Mail.ru и протестируем наш сгенерированный дизайн.
Читайте также
Бесплатные сервисы для массовой рассылки писем на email: ТОП лучших программ
Как вставить в Яндексе
Откройте главную страницу, в верхнем правом углу кликните на иконку в виде шестеренки. Вы увидите панель быстрых настроек, перейдите во все. Выберите первый пункт «Личные данные». Проверьте все и загрузите фотографию. С помощью встроенного текстового редактора заполните все остальное.
Чтобы интегрировать уже готовый код, который мы создали в программе, скопируйте его и вставьте в поле для ввода. Все исходные стили сохранятся. Нажмите «Добавить запись», чтобы сохранить изменения. Теперь с легкостью заведете другую по необходимости.
Читайте также
Руководство по настройке почты Gmail: фишки почтового клиента
Как сделать в Gmail
Откройте входящие сообщения и снова ищите шестеренку в правом углу. Идите в раздел «Настройки» → «Общие» → «Подпись». Кликните на «Создать» и введите название заверения или оставьте по умолчанию. Ничего не мешает вам внести необходимую информацию.
Например, сразу интегрировать несколько альтернатив, и выбирать ту или иную по ситуации. Решать вам, какую подпись поставить в электронной почте – все зависит от цели послания и целевой аудитории, которой вы планируете его отправлять. С помощью встроенного редактора удобно изменить шрифт, размер и цвет, а также добавить маркеры, ссылки и изображения.
Наш готовый шаблон загрузился с первого раза в том же самом стиле и пропорциях. При этом он остался редактируемым, и его легко изменить.
Как оформить в Mail.ru
Перейдите на главную, и опуститесь в левый нижний угол – нажмите на значок настроек и откройте полный список.
В разделе «Общие» выберите блок «Имя и подпись». Внесите текст, подберите цвет, изображения, используя имеющийся корректор. Если поставите галочку, то этот вариант будет ведущим по умолчанию. Внести дополнения допускается в настройках конкретного послания.
Mail.ru не распознал сгенерированный платформой дизайн, и сохранил только имя и позицию в зеленом цвете. Логотип мы подгрузили самостоятельно.
Чек-лист для проверки
Теперь вы точно знаете, как должна выглядеть подпись в сообщении электронной почты, и какие правила в письмах важно соблюдать. Мы собрали все рекомендации в единый чек-лист. Проверьте себя и своих коллег, и подумайте, что способны улучшить.
- Цифровой автограф не перегружен информацией, но содержит главное – ФИО, роль и организацию, которую вы представляете.
- Указаны контакты для обратной связи, остальное опционально.
- Для соцсетей и длинных линков применяются кликабельные иконки или кнопки.
- В личных емейлах и авторских рассылках есть фото конкретного человека и/или эмблема компании, в новостных корпоративных – только второе.
- Все текстовые и визуальные элементы выровнены, оформлены в едином стиле и адаптированы под мобильные устройства.
