Многие используют электронную почту Gmail com от Гугл, но не все знают, что в ней есть настройки почтового ящика, которые помогут сделать рабочие процессы более удобными и эффективными. В этом руководстве я расскажу, как организовать работу с этим инструментом, чтобы убрать беспорядок и использовать весь функционал.
Как зарегистрироваться
Можно сказать, что мы сегодня говорим о самом популярном почтовом клиенте в мире – количество его пользователей насчитывает 1,8 млрд. человек (население Земли сейчас примерно 8 млрд.) Я объясняю такую популярность дружелюбностью и простотой интерфейса, возможностью интеграции с другими популярными сервисами: Календарем, Диском, Документами и наличием облачного хранилища.
Для прохождения регистрации необходимо выполнить следующий порядок действий:
- Зайти на официальный сайт и кликнуть на кнопку «Создать аккаунт», если вы будете использовать его в личных целях;
- Для корпоративного использования есть раздел «Для бизнеса», там вы можете создать доменный ящик для сайта;
- Далее вводим имя и фамилию, лучше чтобы оно было настоящим, потому что потом изменить его не получится;
- Выставляем пол и возраст;
- Далее придумываем логин, он может быть любым, главное учитывать, в каких целях вы будете пользоваться почтой. Если вы создаете ее для регистрации в сервисах и играх, конечно, ничего, если она будет и такой kotikhlebushek@gmail.com. Но если вы будете отправлять с нее резюме, то лучше использовать более серьезные и лаконичные варианты;
- Теперь задаем пароль и при желании резервный адрес или номер телефона, через них потом можно будет провести процедуру восстановления;
Преимущества Gmail
Если вы все еще не уверены, стоит ли выбирать почтовый ящик от Гугл, давайте рассмотрим его основные преимущества:
- Безопасность. Вы можете не переживать о том, что случайно откроете месседж с вредоносным ПО или потратите свое время на прочтение ненужных рассылок. Все сообщения, которые покажутся сервису подозрительными, автоматически попадут в папку «Спам».
- Умный ввод. Позволяет писать грамотно, быстро и без ошибок. При наборе текста алгоритм будет сам предлагать возможные варианты продолжения письма и исправления опечаток и описок.
- Конфиденциальность. Для сохранения приватности имеется множество параметров, например, прочтение только после двусторонней аутентификации, ограниченный срок хранения писем и даже защита от копирования.
- Офлайн-доступ. Все ранее просмотренные сообщения можно повторно просматривать без подключения к интернету.
Оповещения. Доступно произвести настройки для почтового клиента или связать аккаунт Gmail com с календарем, чтобы Google уведомлял вас о важных событиях.
Базовые функции
Теперь поговорим о том, что же в первую очередь нужно настроить в аккаунте, как только вы зарегистрировали почту в Гугл.
Убираем лишнее
По умолчанию в базовом интерфейсе присутствуют дополнительные панели с продуктами поисковика. Если вы с ними не знакомы и они вам не пригодятся, можете просто их отключить.
Выбор интерфейса
Доступно три вида отображения:
- По умолчанию;
- Обычный;
- Компактный;
Они отличаются между собой количеством отображаемых за раз писем. Попробуйте, какой вариант вам кажется наиболее удобным. Эта опция доступна всегда – поменять можно в любой момент.
Читайте также
Продающее письмо для e-mail рассылок: как его составить, примеры
Вид
Здесь можно выбрать принцип сортировки сообщений. Это зависит исключительно от того, как вам удобнее просматривать входящие.
- По умолчанию – в начале новые;
- Важные – первыми идут те письма, которые были отмечены флажком;
- Помеченные – отмечаются звездочкой;
- Непрочитанные – еще неоткрытые сообщения;
- Приоритетные. Такой тип отображения настраивается дополнительно.
- Дополнительные папки. Требует углубленных настроек.
Область просмотра
Параметр почты Gmail, позволяющий читать входящие, не открывая их в новом окне. Есть несколько вариантов отображения:
- По умолчанию, где нет дополнительного поля;
- Справа;
- Снизу;
Расширенные возможности
Если вы часто работаете с электронными письмами, то у почтового клиента есть обширный дополнительный функционал, о нем и поговорим далее.
Ярлыки
Помогают в группировке писем по тематике или назначению. Вы можете задать тему, по которой сообщения должны быть объединены и присвоить им ярлык. Его нужно предварительно создать в соответствующем разделе в левой панели.
Или в меню настроек.
Для удобства можно выбрать цвет.
Группы контактов
Вы можете объединить между собой людей, которым чаще всего рассылаете письма.
Для этого добавьте контакты вручную или импортируйте из файла формата CSV или vCard.
Для них тоже создаем ярлык.
Теперь при отправке сообщения вы просто его выбираете и осуществляете рассылку.
Фильтры
Для наведения порядка среди писем в своем почтовом ящике Gmail вам нужно настроить такую функцию, как сортировка.
- Выбираем письмо, где в «От» будет указан адрес отправителя;
- Заполняем поля, если это необходимо, и нажимаем »Создать фильтр»;
- Здесь мы можем указать, что делать с сообщениями, которые пришли от этого пользователя.
- Теперь отправления с этого адреса будут группироваться самостоятельно в отдельную категорию, например, в ярлыки или сразу в спам.
Шаблонизация
Если вы часто отправляете однотипные письма, например, ТЗ или отписки по задачам, то избавить вас от того, чтобы всякий раз набирать текст вручную, может настройка в почте Google gmail готовых шаблонов под каждую из целей.
Для этого:
- Заходим в расширенные функции и выбираем «Включить»;
- Далее в окне отправки набираем нужное нам сообщение со всеми требующимися параметрами и создаем из него образец;
- Теперь его можно использовать при последующих отправках.
Подпись
- Для ее создания заходим в общие параметры и находим там соответствующий пункт.
- Кликаем на плюс и задаем название. Подписей можно сделать несколько, поэтому называть их нужно так, чтобы вам было понятно.
- Далее заполняем поле справа, добавляем туда желаемую информацию, контакты, ссылки, номер телефона и т.д.
- Теперь созданную подпись можно добавлять при отправке.
Полезные фишки
Выше мы разобрали как в почте Gmail настроить самые необходимые для удобной работы функции, а теперь немного расскажем про небольшие полезные фишки.
Обычный текст
Если вы скопировали что-то с какого-то сайта, а потом вставили в свое письмо, форматирование может сохранить и выглядеть странно. Чтобы от него избавиться, можно воспользоваться функцией «Обычный текст». Так всего за клик отформатируете сообщение и приведете его в нормальный вид.
Отмена отправки
Наверное, одна из самых полезных функций, о которой мало кто знает, но ее обязательно стоит настроить, как только вы заведете почту Google. Если вы по ошибке послали письмо не тому человеку, или забыли прикрепить файл, то можно отменить отправку.
По умолчанию стоит время 5 секунд, но его можно увеличить до 30.
Офлайн-доступ
Еще одна полезная функция, которая позволяет просматривать ранее прочитанные сообщения без доступа к интернету.
Читайте также
Figma: что это за программа и как ей пользоваться. Пошаговая инструкция
Запланированная отправка
Если вы хотите послать отложенное послание, сделать это можно в окне набора текста.
Здесь вы можете выбрать предложенные временные промежутки или настроить свой, с точной датой и временем.
Автоответчик
В настройках аккаунта Гугл почты можно создать готовую форму для автоматических ответов.
Здесь вы можете установить интервал, в течение которого отправится автоответ, если вы самостоятельно не отпишитесь получателю.
Поиск тяжеловесных писем
Базовая версия Gmail имеет только 15 гб памяти, а сообщений поступает много. Чего только стоят бесконечные рассылки, на которые вы случайно подписались. Вложения в них могут быть разные – это всё засоряет свободное пространство.
Для избавления от такого рода мусора можно отсортировать все свои письма по весу с помощью функции фильтра, а затем удалить их.
Ссылка на диск
Если вам нужно много раз отправить одну и ту же картинку, видео или звук, не очень удобно прикреплять его в каждое сообщение как отдельное вложение. Решить эту проблему можно с помощью Google Диска.
Залейте туда то, что будете отправлять, а потом просто прикрепите ссылку в своем письме.
Конфиденциальность
Если применить эту настройку к исходящей почте в Gmail, то получателю можно ограничить доступ к скачиванию, пересылке или распечатыванию того, что вы ему отправили.
Еще можно настроить подтверждение перед прочтением по СМС.
Автопереход
При чистке почтового ящика очень не удобно после удаления письма снова возвращаться к общему списку и открывать все заново. Чтобы этого избежать, можно включить функцию перехода, которая будет автоматически открыть следующее сообщение в режиме для чтения.
Перевод
Если вам пришла рассылка на иностранном языке, а ваши знания ограничиваются бессмертным «London is the capital of Great Britain», не нужно утруждаться. Достаточно просто перевести текст прямо в рабочем окне, нажав одну кнопку.
Доступ для другого пользователя
Также в числе полезных функций для работы, есть возможность предоставить разрешение использовать свой аккаунт другим пользователям.
Самое главное – помнить, что такие данные можно передавать только самым близким, а лучше вообще этого не делать.
Настройка сервера SMTP Google для почты Gmail com
- Это увеличивает шансы на то, что ваши письма будут успешно доставлены и не будут помечены как спам. Серверы Гугла настроены на обеспечение надежной доставки писем и у них высокий уровень доверия.
- Поисковик может устанавливать ограничения на количество отправляемых месседжей, чтобы предотвратить злоупотребление. А эта опция поможет вам следить за этими ограничениями и управлять ими.
- В параметрах выберите пункт «Пересылка и POP/IMAP»;
- В разделе «Пересылка» нажмите на »Включить POP для всех сообщений» или «Включить IMAP для всех», в зависимости от того, какой протокол вам нужен.
- Нажмите на кнопку «Сохранить изменения».
Дополнительные параметры:
- SMTP-сервер: smtp.gmail.com;
- Порт: 465 (SSL) или 587 (TLS);
- Имя пользователя и пароль.
Убедитесь, что вы включили доступ к учетной записи через незащищенные приложения. Для этого выполните следующие действия:
- Перейдите на страницу «Безопасность»;
- Прокрутите вниз до раздела «Небезопасные приложения»;
- Нажмите на «Доступ к аккаунту дополнительными приложениями»;
- Включите опцию «Разрешить доступ небезопасным приложениям».
Теперь можно использовать сервер для более быстрой доставки электронных писем.
Заключение
Подводя итог, хочется сказать, что вы можете использовать для работы любую почту, которая вам нравится и кажется более удобной. В этой статье мы просто рассказали о плюсах почтового ящика от Гугл, как провести базовую и расширенную настройку, а также подключить SMTP. А выбор настроек всегда остается только за вами.
