Анна Григорьева
Тимлид в SEO-отделе

В период высокой конкуренции, чтобы удерживать своих клиентов и привлекать новых, необходимо организовать слаженный рабочий процесс всей команды. Специалисты должны быть мотивированы и заинтересованы в выполнении задач, а руководителю следует разработать эффективную стратегию по внедрению нового продукта, контролировать дедлайны и производство. В этой статье мы разберем, что понимают под управлением проектами, и расскажем, что это такое и как правильно управлять проектным менеджментом в организации.

Определение понятий 

Без соблюдения дедлайнов, контроля, прогнозирования и взаимодействия с заказчиком, провалится любая, даже самая гениальная идея. Чтобы планирование и разработка были последовательными, предсказуемыми и измеримыми, очень важно дать команде инструменты, которые помогут отслеживать свой прогресс, распределять роли, оценивать нагрузку и строить планы на следующие рабочие этапы. Для настройки такого налаженного функционирования существуют специальные методики, суть которых в организации специалистов над тасками. 

Давайте разберем термины:
  • Проект – совокупность задач, выполнение которых приведет к общей цели, например, к успешной разработке или внедрению нового продукта или услуг на рынок.
  • Управление – комплекс мероприятий, направленных на организацию рабочего процесса.    
  • Проектный менеджмент –  это один из самых эффективных методов ведения командной работы. Его можно использовать не только в бизнес-нишах, но и в государственной сфере. Заранее продумав план действий, руководство минимизирует расход ресурсов, в том числе и финансовых. 
  • Руководитель или лид – несет ответственность за эффективность достижения поставленных целей. В его обязанности входит составление плана, формирование команды, контроль за временем и бюджетом.  

Лид играет важную роль, поэтому разберем основные качества и умения, которые могут ему пригодиться: 

  • знания в сфере управления; 
  • стратегическое мышление; 
  • способность делать прогнозы;
  • опыт в оптимизации бюджета; 
  • умение коммуницировать  с группой специалистов и заказчиком; 
  • ответственность и стрессоустойчивость. 
22 трекера задач для управления и организации работы сотрудников Читайте также 22 трекера задач для управления и организации работы сотрудников

Зачем руководить рабочим процессом 

Цели сводятся к тому, чтобы при минимальных вложениях финансов и временных затрат, получить больше результата. Однако еще на старте проекта, руководство вместе с командой должно обговорить все условия и дедлайны, чтобы снизить риск возникновения проблем в будущем.  

Управление необходимо для того, чтобы быстрее достичь стратегической цели. Для  этого следует определить важные направления и приоритеты бизнеса, а также грамотно расставить задачи между задействованными специалистами. Основные преимущества такого подхода: 

  • контроль каждого этапа и качество его выполнения;
  • наличие мотивации для сотрудников;
  • возможность коммуникации с клиентом;
  • оперативное принятие решений;
  • оптимизация временных и финансовых затрат;
  • быстрое выявление проблем и рисков.  

От контроля жизненного цикла проектной работы зависят будущие результаты. Поэтому различные управленческие методологии используют не только в IT, но и в других сферах бизнеса. 

Какие бывают этапы 

Проджект менеджмент –  это совокупность действий по организации функционирования команды. Обычно выделяют пять фаз – их еще называют жизненным циклом продукта.  Объем и сложность задач зависит от бизнес-ниши и ее особенностей, однако последовательность выполнения рабочих процессов практически всегда одинаковая. 

1 –  Инициирование 

Здесь происходит знакомство с бизнесом клиента, подбирается проджектолог и исполнители, рассчитывается бюджет, обсуждаются суть и цель внедрения продукта. Чем крупнее объем работ, тем дольше оговариваются условия. 

2 –  Планирование

В рамках этого этапа проводится не только составление стратегии, но и выявляются возможные проблемы и способы их решения. План управления проектом должны получить все, кто в нем задействован, но с фокусом на разных нюансах разработки. В момент планирования важно определить, в какой последовательности будут выполняться задания и проставить дедлайны:

  • расставить таски по приоритетности;
  • подобрать инструменты для оценки эффективности;
  • установить крайние сроки выполнения поручений;
  • распределить бюджет;
  • набрать специалистов;
  • организовать контроль за результатами. 

3 –  Исполнение 

Исполнители приступают к выполнению своих задач и соблюдению дедлайнов. Руководителям важно правильно донести до сотрудников зону их ответственности и разработать мотивацию для каждого. Однако важное, что стоит понимать –  сфера проектного управления не рассматривает обоснование инвестиций. Проджект-менеджер не отвечает за вложенные средства заказчика в продукт и рост прибыли. 

4 –  Мониторинг и контроль 

На этой стадии контролируется и анализируется прогресс работы, тестируется каждый этап. Выявляются ошибки и разрабатываются способы их решения. Чтобы своевременно находить слабые места продукта, необходимо использовать различные сервисы аналитики. 

5 – Завершение   

Подрядчик оформляет все необходимые документы и передает готовый продукт заказчику. Здесь важна коммуникация с клиентом, чтобы оценить эффективность и прогресс или, наоборот, ее недостатки, чтобы впоследствии при ведении нового проекта избежать старых ошибок. 

Oценим текущие показатели вовлечения и охватов, качество и актуальность контента. Разработаем рекламную, визуальную и контент-концепции, а также руководство, с помощью которого вы сможете реализовать стратегию или доверить выполнение нам.
Оставить заявку
Подробнее…

6 основных методов project менеджмента 

Эффективное выполнение всего объема работ и достижение результата –  одна из главных целей проджект-менеджера. Чтобы облегчить к ней путь, он может использовать различные методологии, которые помогут организовать процесс, успеть в дедлайн и сократить риски. 

Waterfall

Эта каскадная модель подразумевает строгое и последовательное выполнение всех запланированных задач, которые сгруппированы в определенные этапы. Прохождение одной ступени контролируется и проверяется руководителем. Перейти к новой можно при условии, что завершена предшествующая. 

Особенность waterfall-методики в том, что:
  • следующая фаза не начнется, пока не завершится предыдущий; 
  • таски пропускать нельзя, изменять их тоже запрещено;
  • если все-таки есть какие-то корректировки, нужно переделать ТЗ;
  • клиент практически не принимает участия в разработке. 

Waterfall подойдет для проектов с ясно определенными и стабильными требованиями, где предполагается последовательное выполнение задач.

Маша Албегова
Маша Албегова
редактор блога

Вот несколько типичных ситуаций, в которых модель водопада может оказаться подходящей:

  • С фиксированным объемом заданий, если не придется менять ничего в разработке. 
  • С низкой степенью риска: когда все заранее рассчитано и продумано, все возможные проблемы и риски учтены. 
  • С ясной последовательностью тасков и с линейной зависимостью между ними, где следующий начинается после завершения предыдущего.
  • С ограниченными ресурсами. Каждый этап выполняется последовательно, у компании есть больший контроль и возможность прогнозирования.

Если же требования неясны, подвержены изменениям или требуют частых обратных связей и взаимодействия с заказчиком, лучше применять более гибкие методологии, такие как Agile – про них поговорим дальше. Часто такая модель управления используется в авиастроении и строительстве недвижимости.

Методика критического пути 

Это альтернатива предыдущей модели, но не такая строгая. Заключается она в том, что проект делится на мелкие задания. Одну часть из них можно выполнять одновременно, а другую –  только после реализации первостепенных. Например, вы хотите открыть свою студию стретчинга, но вам нужно обновить в помещении ремонт.

Этот процесс может разбиться на несколько этапов:
  • закупить стройматериалы, мебель;
  • подобрать инвентарь для тренировок;
  • поклеить обои или покрасить стены;
  • повесить зеркала; 
  • покрыть пол паркетом; 
  • начать вести социальные сети; 
  • разработать фирменный стиль.  

Некоторые из перечисленных задач можно делать одновременно. Например: 1, 2, 7, однако к реализации оставшихся мы сможем приступить только после завершения трех ключевых.  

Scrum

Такая практика управления проектами подразумевает наличие четкой структуры. Весь рабочий процесс делится на части –  спринты. Срок выполнения тасков в спринте обычно составляет от одной до четырех недель (или другой оговоренный период времени).

Работа по такой модели разделяется на четыре основных этапа:
  1. Планирование. Оценивается таски, формируются цели, обсуждается предыдущий опыт. 
  2. Совещание. Каждый день разработчики проводят скрам-митинг, которые занимают от 15 до 20 минут. На митингах специалисты проставляют задания на день, обсуждают проблемы, с которыми столкнулись, и пытаются найти способ решения. 
  3. Демонстрация. Возможность показать свои успехи и убедиться, что таски завершены и их можно включать в продукт.
  4. Ретроспектива. Чтобы озвучить результаты и дать рекомендации на будущее, проводятся специальные встречи, где обычно присутствуют сами разработчики и владелец бизнеса (заказчик). Он, в свою очередь, тоже рассказывает об эффективности и об улучшениях после доработок. 

 

При использовании этой модели необходимо быть готовым к тому, что очень много времени будет уходить именно на коммуникацию команды друг с другом и с заказчиком. 

Скрам: что это за методология, принципы работы scrum-команды Читайте также Скрам: что это за методология, принципы работы scrum-команды

Kanban

Такой тип управления бизнес проектами известен тем, что тут используется специальная доска с колонками и стикерами. Суть подхода в прозрачности процессов, в возможности обсуждать прогресс и проблемы в режиме реального времени. В столбцах обозначаются статусы выполнения задач, а на карточках прописываются задания. Как только специалист выполнит поручение, он переставляет стикер в другую колонку слева направо. Карточки двигают до тех пор, пока они не попадут в последний столбец, который означает, что все таски завершены.  

Помимо этого, в рамках этой модели проводятся специальные каденции –  это недолгие встречи, которые необходимы для обсуждения улучшения процесса выполнения поручений, оценки текущего состояния работы или для разбора каких-либо проблем. 

доска

XP (eXtreme Programming)

Эта методика управления проектом часто используется компаниями, которые занимаются разработкой программного обеспечения. Модель экстремального программирования имеет следующие особенности:

  • качество готового продукта важнее, чем документация;
  • налаживание доверительного отношения с клиентом приоритетнее, чем договор;
  • внесение изменений возможно на любой стадии разработки.
Этапы работ по eXtreme Programming:
  • сначала обсуждаются основные требования от заказчика;
  • затем с клиентом оговариваются сроки и распределяются задачи по карточкам;
  • после команда оценивает объем работ, согласовывает стратегию с владельцем продукта и приступают к выполнению.  

Модель предполагает частый контакт с заказчиком, чтобы на всех этапах ориентироваться на его предпочтения и ожидания. Специалисты частями тестируют функционал и код, а лишь потом все объединяют в готовое программное обеспечение, когда точно будут уверены в том, что оно функционирует без сбоев.   

XPM (Extreme project management)

Ее используют в ситуациях с высокой степенью неопределенности, риска и быстро меняющимися требованиями. Это адаптивный подход.

Основные принципы:
  • В XPM проект разбивается на серию коротких циклов разработки (итераций) с небольшими промежутками времени между ними. Каждая итерация фокусируется на достижении конкретных целей и создании определенной функциональности. 
  • Непрерывное участие заказчика, который является полноправной частью команды.
  • Гибкое планирование и контроль: вместо детального плана создается общая карта направления, определяющая общие цели и приоритеты. Детализация происходит по мере продвижения к таскам. 
  • Вместо борьбы с изменениями, XPM поощряет их принятие и поиск решений. Это достигается благодаря гибкому планированию, активному взаимодействию с заказчиком и быстрой реакции на новые требования.
  • Предполагает работу в небольших, но высокопроизводительных командах, которые обладают широкими полномочиями и самостоятельностью в принятии решений.

XPM подходит для разработки программных обеспечений. Так же как и в предыдущей модели здесь важна коммуникация и заказчика, и специалистов между собой. Создание нового продукта делится на несколько стадий: 

  • обсуждается идея;
  • разрабатывается стратегия и объем задач;
  • выполняется запланированный план;
  • тестируется новый продукт перед запуском;
  • фиксируется опыт для применения в будущем. 

Бережливое производство или Lean Manufacturing

Принцип подхода –  производить больше полезной продукции за счет минимальных усилий компаний. А также исключить производственные потери за счет привлечения сотрудников к улучшению рабочего процесса. Данная модель применялась в компании Toyota, а сейчас ее переняли другие заводы  и государственные предприятия. 

принципы

В нашей студии SEMANTICA есть свой подход к управлению работой команды. Специалисты выполняют задачи строго по регламентам, которые, в свою очередь, должны содержать актуальную и верную информацию. Так как мы занимаемся продвижением сайтов, нам важно следить за апдейтами поисковых систем, которые постоянно вводят новые SEO-правила и требования. Поэтому часто в регламентах какая-то информация устаревает и ее необходимо изменять. Если специалист заметил такую неточность, он сообщает своему руководителю о проблеме, чтобы он согласовал внесение изменений в документ. Только после согласования сотрудник вносит корректировки и получает за это баллы, за которые дают определенные плюшки.   

Контент-маркетинг в социальных сетях от студии SEMANTICA – комплексный метод взаимодействия и выстраивания доверительных отношений с вашей целевой аудиторией. Разработаем стратегию, составим и реализуем контент-план, будем администрировать аккаунт и запустим таргетированную рекламу для привлечения потенциальных клиентов.
Оставить заявку
Подробнее…

Инструменты project management: что это и зачем они нужны  

Существуют специальные программы, которые возьмут на себя часть организационных вопросов. Такие сервисы позволяют упростить работу руководителей по выстраиванию и контролю рабочих моментов в команде. Разберем наиболее популярные: 

  • Битрикс24 –  это российское ПО, которое поддерживает модель Kanban, а также позволяет задавать умную фильтрацию в задачах. 
тариф
  • Jira –  сервис дает возможность отследить ошибки в коде. Большое количество компаний использует этот инструмент для контроля специалистов, так как он хорошо подходит для организации рабочего процесса по методикам Kanban и Scrum. 
прайс
  • Asana –  специальное приложение, которое позволяет управлять задачами всей команды. Здесь вы найдете много удобных тегов, которая облегчает поиск нужной информации.  
цены

Заключение 

В этой статье мы рассказали про основы системы управления проектной деятельностью, дали определение, что это такое, и объяснили, какие модели менеджмента и организации работы по проекту бывают. Опишем несколько важных выводов такого подхода: 

  • его применяют не только в бизнесе, но и в общественной и государственной сферах; 
  • он позволяет заранее выявить важные цели, расставить приоритеты и оптимизировать временной и финансовый расход; 
  • чтобы выстроить правильную организацию рабочего процесса, необходим грамотный проджект-менеджер;
  • есть пять основных этапов ведения и контроля работы: инициирование, планирование, исполнение, мониторинг и завершение;
  • каждый специалист имеет свою зону ответственности. 
  • для автоматизации деятельности проджект-менеджера существуют специальные инструменты, которые удобны в использовании и имеют много функций для упрощения ведения проектов. 
Оставить заявку
Оставить заявку
Получите консультацию и персональное предложение по развитию вашего бизнеса.
У меня есть промокод
Заявка отправлена!
Мы свяжемся с вами в ближайшее время.
0 0 голоса
Рейтинг статьи
Подписаться
Уведомить о
0 Комментарий
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии