Это не просто собрание информации, а фундамент для стратегического развития и операционной эффективности. В современном мире, где скорость получения и качество данных напрямую влияют на успех бизнеса, наличие структурированного и доступного образовательного портала становится не просто желаемым атрибутом, а необходимым инструментом.
Ускорение рабочих процессов, повышение уровня обслуживания заказчиков или обучение новых сотрудников – всё это невозможно без грамотно собранной справочной системы. В этой статье мы расскажем, что такое база знаний в компании и как ее создать, дадим примеры формирования и реализации ее структуры, объясним, каковы ее ключевые функции, а также почему каждой организации важно иметь подобный ресурс.
Общее представление
Корпоративное хранилище – это уникальная онлайн-библиотека, которая содержит все ключевые сведения о продуктах или услугах бизнеса, а также о внутренних алгоритмах предприятия. Этот каталог структурирован таким образом, чтобы максимально облегчить поиск ответов на возникающие вопросы как для сотрудников, так и для клиентов.
Внутренняя система данных
Предназначена исключительно для членов коллектива и закрыта для внешних пользователей.
- Руководства по запуску email-рассылки.
- Материалы для адаптации новичков, позволяющие быстро влиться в коллектив.
- Записи о трудоустройстве, отпусках, больничных листах и заработной плате.
- Должностные инструкции и правила поведения в офисе.
- Обучалки для различных отделов, включая методы найма, тонкости общения с партнерами и нюансы оформления договоров.
- Советы по выстраиванию рациональной удаленной трудовой деятельности
- Информация о новостях и изменениях.
Состав внешней базы знаний для бизнеса
Обращена к клиентам и доступна в интернете.
- Ответы на часто задаваемые вопросы, способствующие оперативному нахождению вариантов избежания типичных проблем.
- Гайды и руководства по внедрению сервисов или программ.
- Подробно расписанные характеристики изделий.
- Обзоры тенденций и изменений в отрасли, которые влияют на пользователей и рынок в целом.
Применение БЗ повышает уровень самостоятельности как персонала, так и заказчиков, минимизируя время, затрачиваемое на поиск необходимого, ускоряя период принятия решений.
Читайте также
Книги по маркетингу: полезная литература о рекламе, которую стоит прочитать
Для чего компаниям нужна единая база знаний
Она играет ключевую роль в обеспечении эффективности и качества работы. Этот инструмент позволяет не только экономить часы сотрудников на всех ступенях управления, но и значительно повышает качество реализуемых продуктов или услуг.
- Короткий онбординг и адаптация новичков. Это одна из основных функций. С помощью хорошо структурированной системы данных, стажеры быстрее освоят ключевые процессы, что сократит время их адаптирования вдвое или даже больше.
- Сохранение и унификация фактов. Служит коллекцией уникальных алгоритмов, которые являются собственностью фирмы. Важно, чтобы они были не только сохранены, но и упорядочены таким образом, чтобы к ним легко получили доступ все нуждающиеся. Например, специфические инструкции по освоению корпоративных сервисов или уникальные методики, которые нужны для поддержания конкурентоспособности.
- Объединение экспертных знаний. Позволяет синтезировать опыт различных профессионалов в одном ресурсе. Это особенно актуально для больших компаний, где сведения ранее циркулировали в узком кругу.
- Постоянное обновление и развитие. Репозиторий регулярно мониторится и дополняется новыми статьями, что позволяет всем находиться в курсе последних изменений в индустрии и внутри самого предприятия.
Какую информацию разместить
Выбор данных для публикации зависит от множества факторов, таких как особенность деятельности, сложность предлагаемых продуктов или услуг, структура команды, географическое положение.
Подходя к формированию БЗ, помните, что она должна обеспечивать доступ к актуальным записям, способствующим улучшению и оптимизации работы.
- Шаблоны документов (брифы, заявки, чек-листы и так далее). Их наличие обеспечивает стандартизацию и предотвращает хаос в случае отсутствия ключевых сотрудников.
- Регламенты процессов. Особенно важны в больших корпорациях с многоуровневыми производственными циклами или в IT для управления проектами. Они обеспечивают плавность в коммуникациях и передаче заданий между членами коллектива.
- Актуальные статьи. Обзоры, описывающие отраслевые ноу-хау, инновации и тренды, которые помогут быть в курсе последних изменений.
- Образовательные материалы. Включают уроки, вебинары и руководства, способствующие повышению квалификации персонала и обучению взаимодействия с неизвестными ранее инструментами или программным обеспечением.
- Кейсы и примеры из практики. Позволяют делиться личным опытом в действий в нестандартных ситуациях или проектах, что стимулирует обмен знаниями и предотвращает повторение ошибок.
- Раздел вопрос-ответ. Незаменим для решения повседневных задач, формирования чек-листов, брифов и для быстрого получения к информации как внутри фирмы, так и среди клиентов.
- Должностные инструкции. Определяют роли и обязанности каждого, улучшая межличностное взаимодействие и понимание механизмов бизнеса.
- Юридическая документация. Включает важные реквизиты, официальные бланки, уставные и другие бумаги. Их нужно сделать открытыми для оперативного применения.
- Глоссарий терминов. Сборник основных понятий, определений и аббревиатур, которые используются в фирме, облегчает понимание терминологии новыми и текущими членами группы.
- Профессиональная литература. Организация доступа к определенным изданиям и научным статьям посредством корпоративной библиотеки способствует росту и развитию команды.
Создание базы знаний для сотрудников в компании
Это масштабная и комплексная задача, которая требует продуманного подхода и планирования. Итог мероприятий – централизация и стандартизация информации для улучшения процессов.
Поставьте цель
Для начала рекомендуем определить, зачем вам это нужно: хотите ускорить цикл адаптации стажеров, сократить время на поиск ответов на вопросы, оптимизировать трудовую деятельность или снизить нагрузку на техподдержку. Конечная точка обязана быть ясной, измеримой и ориентированной на решение реальных проблем.
Выберите, кто будет отвечать
Для успешного развития и поддержания хранилища данных крайне важно назначить ответственных лиц. Это могут быть специалисты, которые не только занимаются наполнением и обновлением портала, но и контролируют его актуальность и полезность. Нужно, чтобы у этих людей были соответствующие полномочия и, при необходимости, материальная мотивация.
Читайте также
Как увеличить продажи: способы, которые работают
Выберите платформу
Нужно учитывать такие аспекты, как удобство использования, возможность интеграции с другими инструментами и безопасность. Современные инновации предлагают широкий спектр функций для совместной работы, поиска и управления документами.
Продумайте структуру
Она должна отражать потребности людей и быть интуитивно понятной. Разбивка материалов часто включает категории, теги, иерархию вложенности и различные уровни доступа. Также рекомендуем предусмотреть масштабируемость под растущее количество записей.
Наполните контентом
Ему следует быть разнообразным и ориентированным на потребности: тексты, видеоуроки, инструкции, часто задаваемые вопросы, шаблоны документов и пр. Отнеситесь с вниманием к тому, чтобы содержание своевременно актуализировалось и регулярно обновлялось.
Читайте также
SaaS: что это за сервис, примеры моделей продаж для бизнеса
Внедрить алгоритмы проверки
Для поддержания качества и актуальности сведений потребуется проводить аудит, собирать отзывы, следить за устаревшими данными, а также подключить опцию комментариев для обратной связи.
Показать сотрудникам
Завершающий этап – это презентация готового ресурса. Необходимо спланировать обучение и поддержку, чтобы команда грамотно применяла собранную энциклопедию, понимая её ценность.
Примеры реализации: где сделать корпоративную базу знаний
Рассмотрим наиболее популярные и эффективные инструменты для разработки репозитория, которые помогут сделать его наполнение доступным и удобным.
- Раздел на сайте. Это самый распространенный способ оформления. Названия могут варьироваться: «справка», «помощь», «библиотека». Если ваш портал сделан на WordPress, загрузите плагин EchoKnowledgeBase для организации статей, категорий, тегов и поиска.
- Google Docs. Простой и бюджетный вариант. Отлично подходит для создания редполитик – узкоспециализированных систем.
- Серия видеоуроков на YouTube. Для объяснения сложных моментов или ноу-хау лучше всего подходят именно короткие ролики. Легко использовать их и для обучения клиентов взаимодействию с продукцией через тематические плейлисты.
- Доска в Trello. Эту платформу управления проектами, который просто приспособить для сортировки любого контента.
- Профильные сервисы. Такие программы предлагают дополнительные функции, включая SEO, аналитику и экспорт информации на собственный сайт. Эти площадки подходят для формирования как внутренних, так и внешних БЗ.
Заключение
В статье рассмотрели, как создать свою базу знаний для сотрудников компании, этапы её разработки, а также дали определение этому понятию.
Выбор инструмента должен быть обдуманным и основанным на конкретных нуждах вашей организации. Учитывайте объем материалов, частоту их обновления, уровень доступа и возможности интеграции с другими используемыми вами системами. Правильно собранное хранилище не только повысит продуктивность команды, но и упростит процессы обучения и адаптации новичков. Начните с небольшой пилотной версии, постепенно расширяйте и улучшайте её, и вы увидите, как она превратится в неоценимый актив вашего бизнеса.
